نحوه ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت چگونه است؟

[parisa_samin]

هر کسب و کاری در طول کسب و کار خود نیاز به تغییر در ساختار، اقدامات، اهداف یا نام خود دارد. این تغییرات باید با رعایت قوانین و مقررات جاری و با حضور و رای اکثریت سهامداران یا هیات مدیره در مجامع عمومی یا هیات مدیره انجام شود. پس از تصمیم گیری در مورد تغییرات خاص، باید صورتجلسات جلسه را به صورت رسمی در اسناد رسمی ثبت کنید. در نظر داشته باشید که هر روش ثبت تغییرات توسط مجمع عادی، مجمع عمومی فوق العاده و هیئت مدیره دارای مقررات خاص خود می باشد.

ثبت تغییرات شرکت از طریق مجمع عمومی عادی​

مجمع عمومی عادی شرکت، مجموعه ای از سهامداران است که حداقل سالی یک بار تشکیل جلسه می دهند و در آنجا تصمیمات مربوط به امور عادی و روزمره شرکت اتخاذ می شود. ثبت تغییرات در شرکت ها از طریق مجمع عمومی عادی از روش های رسمی و قانونی اعمال تغییرات در ساختار و فعالیت شرکت تلقی می شود. این روش برای تغییراتی که نیاز به نظارت و نظر سهامداران دارد مناسب است. به عنوان مثال تغییر سود قابل تقسیم، تغییر سیستم حسابداری، تغییر روش تقسیم سود، پاداش هیأت مدیره، انتخاب بازرسان، تصویب صورت های مالی و .... در این مجمع تصمیم گیری می شود.

برای ثبت تغییرات شرکت از طریق مجمع عمومی عادی، ابتدا باید آگهی مجمع عمومی را حداقل 15 روز قبل از تاریخ تشکیل مجمع به صاحبان سهام ارسال و از طریق مجلات رسمی به اطلاع آنها برسانید. سپس باید مجمع عمومی را با حضور حداقل نیمی از سهامداران تشکیل دهید و تغییرات را با اکثریت مطلق تصویب کنید. در نهایت باید صورتجلسه مجمع عمومی را به همراه فرم درخواست ثبت اصلاح و مدارک لازم به اداره ثبت شرکت ارسال نمایید. پس از بررسی و تایید مدارک، تغییرات ایجاد شده توسط شرکت در روزنامه رسمی منتشر خواهد شد.

ثبت تغییرات شرکت از طریق مجمع عمومی فوق العاده​

مجمع عمومی فوق العاده توسط گروهی از سهامداران که بیش از نیمی از سهام را در اختیار دارند در صورت نیاز به ایجاد تغییرات فوق العاده و قابل توجه در شرکت تشکیل می شود. ثبت تغییرات شرکت از طریق مجمع عمومی فوق العاده روشی حساس و مهم برای اعمال تغییرات در مبانی و اهداف شرکت تلقی می شود. این روش برای تغییرات با تاثیر قابل توجه بر سود و حقوق صاحبان سهام مناسب است. مثلاً تغییر سرمایه، نوع شرکت، نام، برند، شیء، نوع فعالیت، تغییر در هیئت مدیره یا بازرسان و .... در این مجمع تصمیم گیری می شود.

برای ثبت تغییرات شرکت از طریق مجمع عمومی فوق‌العاده، ابتدا باید حداقل 25 روز قبل از تاریخ برگزاری، آگهی مجمع عمومی را برای صاحبان سهام ارسال و از طریق مسئولان روزنامه‌ها اطلاع رسانی کنید. سپس باید مجمع عمومی را با حضور حداقل نیمی از سهامداران دارای حق رای تشکیل دهید و تغییرات با اکثریت دو سوم آرا تصویب می شود. در نهایت باید صورتجلسه مجمع عمومی را به همراه فرم درخواست ثبت اصلاحات و مدارک لازم به اداره ثبت شرکت ها ارسال نمایید. پس از بررسی و تایید مدارک، تغییرات شرکت در روزنامه رسمی منتشر خواهد شد.

ثبت تغییرات شرکت از طریق مجمع هیئت مدیره​

مجمع هیئت مدیره یکی از ارگان‌های قانونی شرکت است که با تصمیم‌ گیری در خصوص امور روزانه و عادی شرکت، نظارت بر عملکرد مدیر عامل و اجرای قانون و اساسنامه شرکت را بر عهده دارد.‌ سهام‌ داران شرکت عضوی از هیئت مدیره آن محسوب می‌شوند. هیئت مدیره می‌تواند با توافق و رأي خود افرادی را به سمت رئیس، نایب رئیس و… منصوب کند. مدت زمان ریاست هیئت مدیره حداقل دو سال است و با رضایت ‌سهام‌داران می تواند بی‌حد و حصر باشد.

اعضای هیئت مدیره نیز اجازه دارند با برگزاری جلسات و ثبت صورتجلسه، تغییراتی در شرکت ایجاد کنند. بسته به نوع شرکت، تعداد اعضای هیئت مدیره ممکن است مشخص یا نامشخص باشد. حضور حداقل 50 درصد از اعضای هیئت مدیره در جلسات برای ثبت تغییرات شرکت الزامی است. این روش برای تغییراتی که نیاز به تصویب صاحبان سهام ندارند، مناسب می باشد. برای مثال تغییر مدیران داخلی، تصمیم‌گیری در رابطه با قراردادها، تصمیم‌گیری در رابطه با درآمدها و بدهی‌ها و… در مجمع هیئت مدیره انجام می‌شود.

منبع : ثبت شاخص