صورتجلسه کارگاهی یکی از مهم‌ترین ابزارهای مستندسازی در پروژه‌های عمرانی است که عمدتاً توسط پیمانکار تنظیم شده و با تایید مشاور، ناظر و کارفرما رسمیت می‌یابد. این سند شامل اطلاعات دقیق درباره فعالیت‌های روزمره، توافقات، تصمیمات اجرایی و حوادث احتمالی در کارگاه است و نقش مهمی در پیشگیری از اختلافات و بررسی پیشرفت کار دارد.
برخلاف صورت‌مجلس که معمولا در موقعیت‌های خاص و به‌صورت فوری توسط هیئتی مشخص تنظیم می‌شود (مثل تحویل زمین یا تحویل موقت پروژه)، صورتجلسه‌ها به‌صورت مستمر و دوره‌ای تهیه می‌شوند و بیشتر بر رویدادهای اجرایی تمرکز دارند. با این حال در بسیاری از پروژه‌ها، این دو واژه به جای هم استفاده می‌شوند.
از جمله انواع مهم صورتجلسات می‌توان به تحویل زمین، ورود مصالح، تجهیز کارگاه، انجام کار، خسارت‌ها و تحویل موقت یا قطعی اشاره کرد. هر یک از این صورتجلسه‌ها دارای ساختار و اطلاعات مخصوص به خود است که باید با دقت و بر اساس مستندات فنی تنظیم شود.
برای تهیه یک صورتجلسه حرفه‌ای، توجه به جزئیاتی مانند مشخصات پروژه، عنوان شفاف، اسامی افراد حاضر، شرح مذاکرات و اقدامات آتی الزامی است. همچنین باید از زبان ساده و رسمی، بدون ابهام یا اظهار نظر شخصی استفاده کرد.
استفاده از فرم‌های استاندارد و ثبت دقیق اطلاعات، علاوه بر افزایش شفافیت، به حل سریع‌تر مسائل حقوقی و فنی در طول پروژه کمک می‌کند. در نهایت می‌توان گفت صورتجلسه‌های کارگاهی، پلی ارتباطی بین ارکان پروژه و ابزاری حیاتی برای ثبت تاریخچه عملیات اجرایی محسوب می‌شوند.
برخلاف صورت‌مجلس که معمولا در موقعیت‌های خاص و به‌صورت فوری توسط هیئتی مشخص تنظیم می‌شود (مثل تحویل زمین یا تحویل موقت پروژه)، صورتجلسه‌ها به‌صورت مستمر و دوره‌ای تهیه می‌شوند و بیشتر بر رویدادهای اجرایی تمرکز دارند. با این حال در بسیاری از پروژه‌ها، این دو واژه به جای هم استفاده می‌شوند.
از جمله انواع مهم صورتجلسات می‌توان به تحویل زمین، ورود مصالح، تجهیز کارگاه، انجام کار، خسارت‌ها و تحویل موقت یا قطعی اشاره کرد. هر یک از این صورتجلسه‌ها دارای ساختار و اطلاعات مخصوص به خود است که باید با دقت و بر اساس مستندات فنی تنظیم شود.
برای تهیه یک صورتجلسه حرفه‌ای، توجه به جزئیاتی مانند مشخصات پروژه، عنوان شفاف، اسامی افراد حاضر، شرح مذاکرات و اقدامات آتی الزامی است. همچنین باید از زبان ساده و رسمی، بدون ابهام یا اظهار نظر شخصی استفاده کرد.
استفاده از فرم‌های استاندارد و ثبت دقیق اطلاعات، علاوه بر افزایش شفافیت، به حل سریع‌تر مسائل حقوقی و فنی در طول پروژه کمک می‌کند. در نهایت می‌توان گفت صورتجلسه‌های کارگاهی، پلی ارتباطی بین ارکان پروژه و ابزاری حیاتی برای ثبت تاریخچه عملیات اجرایی محسوب می‌شوند.
